Miejsce załatwienia sprawy

Urząd Stanu Cywilnego
ul.  Kościuszki 7

62-840 Koźminek 
tel. : 62 7638607

Pokój nr 2

Termin

Jeżeli wniosek o wydanie odpisu aktu stanu cywilnego lub o wydanie zaświadczenia złożony został do kierownika usc, który nie przechowuje księgi stanu cywilnego (czyli akt sporządzono w innej miejscowości na terenie RP) - wydanie odpisu aktu nastąpić może po upływie 10 dni roboczych od dnia złożenia wniosku.
Z przyczyn niezależnych od tut. urzędu termin powyższy może ulec wydłużeniu.
Jeśli wniosek złożono w tut. usc, przechowującym księgę stanu cywilnego, wydanie odpisu lub zaświadczenia następuje po upływie ok. 7 dni roboczych od dnia złożenia wniosku.
Termin odbioru uzgadniany jest z Interesantem w dniu złożeniu wniosku.                                                                                            

Sposób załatwienia sprawy

  1. zarejestrowanie wniosku w odpowiednim rejestrze (w zależności od tego jakiego aktu dotyczy)
  2. sprawdzenie danych Wnioskodawcy i jego uprawnień do pobrania odpisu aktu bądź zaświadczenia
  3. przeniesienie aktu lub wystąpienie kierownika do konkretnego usc o przeniesienie żądanego aktu do komputerowego Systemu Rejestrów Państwowych (Bazy Usług Stanu Cywilnego)
  4. wydanie żądanego dokumentu Wnioskodawcy lub przesłanie go pod wskazany adres.

Opłaty

22, - odpis skrócony
33, - odpis zupełny

Wpłaty można dokonać w Urzędzie Gminy  ul. Kościuszki 7, 62-840 Koźminek  w formie  bezgotówkowej  lub  na rachunek bankowy:  BS Ziemi Kaliskiej o/Koźminek  02 8404 0006 2001 0000 1384 0002.

Opłatę wnosi się w dniu złożenia podania.
Dowód wpłaty dołącza się do podania pozostającego w usc.

Tryb odwoławczy

Odwołania od decyzji o odmowie wydania odpisu aktu stanu cywilnego lub dokumentu z akt zbiorowych składa się w Urzędzie Stanu Cywilnego w Koźminku  w terminie 14 dni od doręczenia decyzji i przekazuje się w celu rozpatrzenia do Wojewody Wielkopolskiego.

Informacje dodatkowe

Odpisy aktów stanu cywilnego oraz zaświadczenia wydaje się na wniosek osoby, której akt dotyczy, lub jej małżonkowi, wstępnemu, zstępnemu, rodzeństwu, przedstawicielowi ustawowemu, opiekunowi, osobie, która wykaże w tym interes prawny, sądowi, prokuratorowi, organizacjom społecznym - jeżeli jest to zgodne z ich celem statutowym i przemawia za tym interes społeczny, oraz organom administracji publicznej, Służbie Ochrony Państwa, Policji, Straży Granicznej i Służbie Więziennej, a także Żandarmerii Wojskowej, jeżeli jest to konieczne do realizacji ich ustawowych zadań.

Wniosek składa się do wybranego kierownika usc.

Odpisy podlegające opłacie skarbowej wystawiane są po dołączeniu do wniosku dowodu wpłaty.

Na pisemny wniosek osoby uprawnionej do otrzymania odpisu aktu ( urodzenia, małżeństwa, zgonu ), zaświadczenia o stanie cywilnym lub o zdolności prawnej do zawarcia małżeństwa za granicą wydaje się wielojęzyczny formularz, który dołącza się do w/w dokumentów urzędowych.

Opłata za wydanie formularza wynosi 17 zł,-

Urząd wydaje formularz nie później niż w terminie 7 dni od dnia złożenia wniosku o jego wystawienie.

Podstawa prawna

  1. art.22, art.44-45 Ustawy z dnia 28.11.2014r.- Prawo o aktach stanu cywilnego ( t.j. Dz. U.  2020  poz.463  z późn. zm.)
  2. Ustawa z dnia 04.04.2019r. o przedkładaniu niektórych dokumentów urzędowych w państwach członkowskich Unii Europejskiej ( Dz. U. 2019 poz. 860 z późn.zm. )

ZAŁĄCZNIK - KLAUZULA INFORMACYJNA

Klauzula informacyjna dot. przetwarzania danych osobowych
na podstawie obowiązku prawnego ciążącego na administratorze (przetwarzanie w związku z ustawą z dnia 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego i ustawą z dnia 17 października 2008 r. o zmianie imienia i nazwiska)

TOŻSAMOŚĆ ADMINISTRATORA

Administratorami są:

1.      Minister Cyfryzacji, mający siedzibę w Warszawie (00-060) przy ul. Królewskiej 27 – odpowiada za utrzymanie i rozwój rejestru,

2.      Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji, mający siedzibę w Warszawie (02-591) przy ul Stefana Batorego 5 – odpowiada za kształtowanie jednolitej polityki w zakresie rejestracji stanu cywilnego oraz zmiany imienia i nazwiska

W zakresie danych przetwarzanych w dokumentacji papierowej i innych zbiorach danych prowadzonych w urzędzie stanu cywilnego administratorem jest: Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego w Koźminku.

DANE KONTAKTOWE ADMINISTRATORA

Z administratorem – Ministrem Cyfryzacji można się skontaktować poprzez adres email Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript., formularz kontaktowy pod adresem https://www.gov.pl/cyfryzacja/kontakt, lub pisemnie na adres siedziby administratora.

Z administratorem – Ministrem Spraw Wewnętrznych i Administracji można się skontaktować pisemnie na adres siedziby administratora.

Z administratorem – Kierownikiem Urzędu Stanu Cywilnego w Koźminku  można się skontaktować pod adresem Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript. lub pisemnie na adres siedziby administratora.

DANE KONTAKTOWE INSPEKTORA OCHRONY DANYCH

Administrator – Minister Cyfryzacji wyznaczył inspektora ochrony danych, z którym może się Pani / Pan skontaktować poprzez email Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript., lub pisemnie na adres siedziby administratora.

Administrator – Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji wyznaczył inspektora ochrony danych, z którym może się Pani / Pan skontaktować poprzez email Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript. lub pisemnie na adres siedziby administratora.

Administrator – Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego w Koźminku wyznaczył inspektora ochrony danych, z którym może się Pani / Pan skontaktować poprzez email Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript. lub pisemnie na adres siedziby administratora

Z inspektorem ochrony danych można się kontaktować we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych.

CELE PRZETWARZANIA I PODSTAWA PRAWNA

Pani / Pana dane mogą być  przetwarzane w celu:

·        sporządzenia aktu urodzenia dziecka

·        sporządzenia aktu małżeństwa

·        sporządzenia aktu zgonu

·        przyjęcia oświadczeń o uznaniu ojcostwa i realizacji wniosku o wydanie zaświadczenia potwierdzającego uznanie ojcostwa

·        przyjęcia oświadczenia rozwiedzionego małżonka o powrocie do nazwiska noszonego przed zawarciem małżeństwa

·        przyjęcia oświadczeń o nazwisku pierwszego dziecka małżonków przy sporządzaniu aktu urodzenia

·        przyjęcia oświadczeń małżonków, że dziecko jednego z małżonków będzie nosiło takie samo nazwisko, jakie nosi albo nosiłoby ich wspólne dziecko

·        przyjęcia oświadczeń o zmianie imienia lub imion

·        wydania zaświadczenia o stanie cywilnym

·        wydania odpisu aktu stanu cywilnego

·        wydania zaświadczenia do zawarcia małżeństwa za granicą 

·        wydania zaświadczenia o zaginięciu lub zniszczeniu ksiąg stanu cywilnego/wydania zaświadczenia o nieposiadaniu księgi stanu cywilnego

·        sprostowania, uzupełnienia, unieważnienia aktu stanu cywilnego

·        realizacji wniosku o sporządzenie polskiego aktu stanu cywilnego na podstawie zagranicznego dokumentu stanu cywilnego lub innych dokumentów potwierdzających urodzenie/małżeństwo/zgon za granicą 

·        realizacji wniosku o zezwolenie na zawarcie małżeństwa przed upływem terminu, o którym mowa w art. 4 ustawy Kodeks rodzinny i opiekuńczy

·        realizacji wniosku o wydanie zaświadczenia o przyjętych sakramentach 

·        realizacji wniosku o zmianę imienia lub nazwiska.

·        dołączenia do aktu stanu cywilnego wzmianki dodatkowej lub zamieszczenia przypisku przy akcie

·        wydania dokumentów z akt zbiorowych

·        zameldowania

·        nadania numeru PESEL. 

Dane osobowe z rejestru stanu cywilnego stanowią podstawę wpisów w rejestrze PESEL.

Pani/ Pana dane osobowe będą przetwarzane na podstawie  przepisów ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego oraz przepisów ustawy o zmianie imienia i nazwiska.

ODBIORCY DANYCH

 

Kierownik urzędu stanu cywilnego udostępnia dane z rejestru stanu cywilnego wydając uprawnionym podmiotom dokumenty określone w ustawie – Prawo o aktach stanu cywilnego. Dostęp do danych mają także służby. 

Dane osobowe z rejestru stanu cywilnego stanowią podstawę wpisów w rejestrze PESEL.

PRZEKAZANIE DANYCH OSOBOWYCH DO PAŃSTWA TRZECIEGO LUB ORGANIZACJI MIĘDZYNARODOWEJ

Dane dotyczące urodzeń, małżeństw i zgonów mogą być przekazywane do państw trzecich na podstawie umów międzynarodowych, których stroną jest Rzeczpospolita Polska.

OKRES PRZECHOWYWANIA DANYCH

Akty stanu cywilnego oraz akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego kierownik urzędu stanu cywilnego przechowuje przez okres:

1) 100 lat – akty urodzenia oraz akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego

dotyczące aktu urodzenia;

2) 80 lat – akty małżeństwa, akty zgonu oraz akta zbiorowe rejestracji stanu

cywilnego dotyczące aktu małżeństwa i aktu zgonu.

PRAWA PODMIOTÓW DANYCH

Przysługuje Pani/Panu prawo dostępu do Pani/Pana danych oraz prawo żądania ich sprostowania, a także danych osób, nad którymi sprawowana jest prawna opieka, np. danych dzieci

PRAWO WNIESIENIA SKARGI DO ORGANU NADZORCZEGO

Przysługuje Pani/Panu również prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych osobowych w państwie członkowskim Pani / Pana zwykłego pobytu, miejsca pracy lub miejsca popełnienia domniemanego naruszenia.

ŹRÓDŁO POCHODZENIA DANYCH OSOBOWYCH

Pani / Pana dane do rejestru stanu cywilnego wprowadzane są przez następujące organy:

- kierownik urzędu stanu cywilnego sporządzający akt urodzenia, małżeństwa i zgonu oraz wprowadzający do nich zmiany;

-  kierownik urzędu stanu cywilnego wydający decyzję o zmianie imienia lub nazwiska.

INFORMACJA O DOWOLNOŚCI LUB OBOWIĄZKU PODANIA DANYCH

Obowiązek podania danych osobowych wynika z ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego oraz ustawy o zmianie imienia i nazwiska.